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-我要辦活動-

二、辦理單位共同的準備

上文是主辦單位對於辦布袋戲活動需有的一些基本認識和了解,本段則是在實務上的準備工作,讓主辦單位從接洽到完成有些參考。

認知

  傳統戲劇由於資訊的缺乏,一般人相對的比較陌生。各戲種都有其特質,布袋戲因為屬於小型的偶戲,需要的場地不大,相對的經費也比較少些,而又能在活動中製造熱鬧的氣氛,在一些活動中也頗受觀迎。當然,也有其限制,例如,受限於演出形式,可能不適合超大型的活動;受限於表演的內容,比較難配合主辦單位的特殊要求,例如為產品促銷而編全新的內容。

  許多劇團都有網站或部落格,內容有劇團的介紹、活動記錄、聯絡方式等,只要搜尋一下,大概就能對單一劇團有所了解;如果連劇團名稱都不知道,文建會曾委託建立一個「網路劇院」的網頁,裡面有全台幾乎大部份劇團的簡介及聯絡方式,可以做為接洽的參考。每個劇團都有其相對強項,如果對辦布袋戲活動完全陌生,也不知找那個劇團來合作,只好由劇團簡介中去摸索,或者找個看起來比較合眼的聯絡看看,至於能不能達到活動的目的,其實是很難評估的,因為每個人對所謂成功的活動可能看法不一,在沒有任何參考資訊下,只能藉由對活動流程的掌控,讓活動順利完成,而暫時忽略所謂的「效果」。

時間

關於時間有聯絡、準備、活動不同的含意。

聯絡時間指與劇團聯繫的時間,如果聘有行政人員的劇團,當然是在一般上班時間聯絡,不過,大部份的布袋戲團事實上是沒有財力聘專屬的行政人員,大都是由團長或者其家人兼任,在聯繫時就需要一點耐心了,因為團長一般兼主演,可能正在演出而沒辦法接電話,這種情況最合適的聯絡時間是午、晚餐時,因為不管任何活動,總是要吃飯的,最好不要一大早打電話,因為一般劇界大都晚睡晚起,一大早接電話是很痛苦的。

準備時間指進場搭台及撤場時間。因為活動的性質、規模,準備時間並不相同,小型的活動可能要30分鐘,大型的演出可能要數個小時,所以在排活動時就要注意到了因為布袋戲台、道具、燈光、音響等等的設定,在搭好台準備好了以後是很難移動的,除非是極小型的活動,才會有比較強的機動性,如果活動是由幾個部份組合,例如有布袋戲、歌唱、舞蹈等,準備時間與撤場時間(可估計準備時間的一半)就要認真考量了,即使布袋戲先演,也會有撤場問題,除非準備墊檔節目在撤場時上台,否則,撤場的空檔會讓氣氛降低許多。至於要多少準備及撤場時間,要和劇團確認才知道,有些劇團因應這種情況,也發展出「速戰速決的方式,大大的減少了這些必要的時間。這裡的準備時間是指器材都到現場後開始,器材從停車處到現場需要的是另一種交通時間,例如停車場可能在較遠的地方,活動地點在五樓且沒有電梯,將器材搬到現場可能就要一小時了。

  活動時間指一般活動從開始到結束的時間。有可能是一場記者會的暖身活動,只需要10-15分鐘,也有可能是一場正式的演出90分鐘,也有可能是園遊會或者產品促銷會裡的一部份,每整點演15分。不管那種樣式都必需了解,演出費不一定用時間的比例來算,雖然每個劇團算法不同,大部份還是以場次計算,10分鐘是一場、120分鐘也是一場,至於比較多場次,例如整點演出的情形,就看和劇團談的結果了。關於活動時間,個人建議不要太長,一般活動每場最好在90分鐘內,如果是小朋友的活動則最好在60分鐘內;因為在這個現代社會的快節奏中,似乎觀眾也沒有那麼大的耐心看那麼久,而小朋友則是注意力集中時間沒那麼長,過長的活動會造成反效果。

場地

場地是指活動的現場。雖然布袋戲活動對場地條件的要求並不高,也有一些基本需注意的,最重要的是劇團的活動空間,傳統布袋戲一般需要寬300、高300、深300公分;金光布袋戲可能需要寬一點(約500公分),當然,每個劇團及活動的規模會影響場地需求,需要進一步與劇團確認。一般常遇到的是高度的問題,尤其在地下室挑高不足,使得布袋戲台搭不起來,有些常有這種活動的劇團就將戲台做成數段組合,當高度不夠時就有些不搭,不會產生高度的問題,所以,在聯絡時最好將場地資訊告訴劇團,比較不會在現場煩惱。

場地是否有或者需要基礎台也是重點之一,所謂基礎台指演員站的舞台,一般活動中大都直接稱舞台,因為布袋戲團還會另外搭一個布袋戲的舞(戲)台,為了區分起見,將演員站的(也就是布袋戲台放的)舞台稱為基礎台。因為在演出時,戲偶的高度大約離基礎台130公分,考慮觀眾的視角,如果基礎台太高,觀眾就必需離台遠些才不會有過高仰角,使得觀眾與戲偶距離拉長,因而看不清楚,事實上,未必需要有基礎台,只要不影響觀眾的視野即可;不過,如果直接把戲台搭在地上,有時看起來不太正式,有些劇團也不喜歡這種「落地掃」的方式,這是必需考慮及溝通的。

  如果是傳統布袋戲的演出,由於有鑼鼓、嗩吶等樂器,就必需考慮迴音的問題,尤其是北部布袋戲在演出時音量較大,更容易產生音量過大而讓觀眾覺得吵,所以在選擇場地時也要一併考量,或者告知劇團在演出時控制音量,讓場地感覺到熱鬧而不會覺得吵。

  因為需要使用音響及燈光,場地需有電力供應,大部份劇團的電器設備使用電壓為110V,一般家用的插座兩個即可,最好在場地附近,以免延長線拉太長消耗電力,甚至延長線不夠長;但也有些劇團需要的電力比較大,場地的供電系統如果不足,可能會有跳電的麻煩,最好事先溝通清楚。如果場地是在室外,電力的問題更是要特別注意,例如,延長線拉得到嗎?會不會在交通道上,讓經過的人拌到;使用發電機的評估等等。

交通

道具的搬運常會造成劇團一些困擾,例如停車場距離演出場地很遠,甚至連停車都有問題的地方,主辦單位最好清楚交通動線,例如道具在什麼地方下最近,如何搬運最省時,搬運時的路線是否有障礙物(例如階梯),或者通道過小道具過不去等等,如果有不方便的地方,最好讓劇團提早到達,以免因為搬運的障礙而影響整個活動的準備,甚至無法准時開始。

器材

有些器材一般是主辦單位提供的,例如樂師用的椅子,最好事先準備。如果場地已有音響,可考慮讓劇團不要帶音響來(一般劇團是自備燈光音響的,比較能合乎演出的需求),活動費用可稍降低些,也減少準備的時間,當然,這必需與劇團事先溝通好,燈光音響是劇團適合用的。除了簡單的桌椅外,一般劇團會將所有需用器材帶齊,所以主辦單位大概不需特別準備,但如遇到用餐時間,吃飯的問題就必需由主辦單位來解決了,最方便的方式就是吃便當,劇團也方便處理,至於飲水就算是主辦單位的誠意提供包裝水吧。

經費

除了活動內容外,主辦單位最關心的應該是經費的問題。活動經費(或演出費)的數字與活動的規模、方式及劇團的要求有關,例如需要比較大場面,劇團就要派出更多人手,甚至還要由其他團調人來支援,費用當然比較高些;如果活動的時間比較長(超過一場的時間),費用也會增加。一般一場正式的傳統布袋戲演出,參考經費大約是4-6萬元,會有前場演師2-3人、後場樂師4-5人,名氣比較大的劇團通常演出費比較高,當然,這也是因為有其優點,至於准確的活動經費必需和劇團個別談。由於樂師比較難找,有的劇團可能會使用配樂,但以增加前場演師來增添演出的熱鬧,同樣也能達到演出效果,其經費可能也與一般有前後場的情形差不多。

活動經費一般是全包、含稅,所謂全包是指包含演出現場所有經費(海報傳單是事前準備,就不包在裡面),例如演員的人事費、器材費(如燈光音響)、道具費、人員交通費、道具搬運費、節目製作費等等,但一般餐飲是主辦單位提供,因為劇團對當地的餐飲不熟悉,如果還要花時間去準備,可能干擾準備進度,由於經常外食,劇團對餐飲都不會有太多要求,只要一般的餐飲就可以,實際上的情形還是要與劇團確認,例如有無素食等等。所謂含稅是指有些單位可能要預扣稅,例如一場演出費5萬元,預扣10%(5000.),實給劇團是45000.,但要特別提醒,如果需要預扣稅要事先和劇團說清楚,以免劇團的會計人員在收到金額少了5000.時,產生不必要的困擾。旅運交通的部份是比較有變化的,一般所謂一場演出費是指在當地區,例如台北地區的團在台北地區演出,如果台北地區的團到台東演出,可能不僅是加每人自強號來回1600.的交通費而己,因為劇團所耗的時間及精神可能是台北地區的三倍,自然經費要提高了,至於提高多少,其實並沒有一定標淮,由主辦單位與劇團協商決定。如果因為活動需要,在同一天同一場地演兩場或兩場以上,一般不是直接單場經費乘場數,而是會有所減少,因為第二場起劇團已經將道具器材都準備好了,少了交通及準備的部份,經費當然不能直接加上去。

活動費用給付的方式最好是現金或支票,也就是在活動現場就完成所有程序,或者活動結束後以匯款的方式處理,這是因為一般布袋戲劇團人手不多,如果為了一場活動的經費,要來來回回的行政作業,對劇團是很大的困擾。如果主辦單位需要劇團提供如收據,也最好在活動前就確認,例如收據的格式、抬頭、會計科目、日期等,讓劇團先蓋完章帶來,或者請劇團直接帶章來蓋,在此需提醒,一般劇團是沒有發票的,即使對如文化局、縣市政府、中央部會,也都是用自已列印的收據蓋章後結案請款。附帶提一個對劇團友善的動作,就是告訴劇團會不會開扣繳憑單,讓劇團在記帳時比較清楚,主辦單位的承辦人員如果不清楚,最好問問單位的會計。